PENANGANAN SURAT
PENANGANAN SURAT
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatuorganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas denganmerangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapatdikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsuratyang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluaradalah dianggap lebih baik.Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :1. Penyortiran surata. Meneliti asal (sumber) surat itu.b. Meneliti cara pengiriman surat2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantorb. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder ataualat lain sejenisnya.3. Pembukaan sampul (amplop).4. Pengeluaran surat dari dalam sampul5. Penelitian surat6. Pembacaan surat7. Penyampaian surat (intern)8. Pencatatan Surata. Kartu kendalib. Buku Agendac. Buku Pembantu Agendad. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda9. Langkah akhir penanganan suratTata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkasdisesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)A. PENGERTIAN FILINGFiling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiapkali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahanyang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filingmerupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengansempurna dalam suatu organisasi.B. SISTEM FILINGAda 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :1. Sistem Abjad2. Sistem Subyek3. Sitem Geografis4. Sistem Nomor5. Sistem KronologisC. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagaialat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang pentingdengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.D. PROSEDUR MENGARSIPProsedur mengarsip sebagai berikut:1. Pembuatan tanda pelepas2. Pembinaan kode3. Pembuatan kartu petunjuk silang4. Menggolong-golongkan5. PenyimpananE. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dansystem kronologis.
Pengurusan surat-surat kantor adalah suatu kegiatan yang terpenting dalam kantor.Organisasi pengurusan surat-surat kantor sangat berbeda dari instansi ke instansi. Dalam suatuorganisasi yang kecil, surat-surat masuk dan keluar dapat diurus oleh seorang petugas denganmerangkap tugas-tugas lain. Dalam suatu organisasi yang besar pengurusan surat-surat dapatdikerjakan dalam bagian masing-masing, atau dapat juga dipusatkan di suatu bagian khusus,yaitu bagian atau seksi ekspedisi. Pada umumnya urusan penerimaan dan pengiriman suratsuratyang dipusatkan, yaitu yang mengerjakan surat-surat masuk dan juga surat-surat keluaradalah dianggap lebih baik.Cara pengurusan surat-surat apabila telah diterima :1. Penyortiran surata. Meneliti asal (sumber) surat itu.b. Meneliti cara pengiriman surat2. Penyortiran selanjutnya dibagi menjadi beberapa kelompok ;a. Surat-surat Dinas; yaitu surat-surat yang erat hubungannya dengan kegiatan kantorb. setiap kelompok surat hasil sortir ditempatkan tersendiri di dalam folder-folder ataualat lain sejenisnya.3. Pembukaan sampul (amplop).4. Pengeluaran surat dari dalam sampul5. Penelitian surat6. Pembacaan surat7. Penyampaian surat (intern)8. Pencatatan Surata. Kartu kendalib. Buku Agendac. Buku Pembantu Agendad. Keterangan-keterangan yang dicatat dalam Kartu Kendali ataupun Buku Agenda9. Langkah akhir penanganan suratTata penyimpanan arsip aktif maupun arsip inaktif menggunakan system penataan berkasdisesuaikan dengan kepentingan instansi bersangkutan agar memudahkn pengendaliannya.11. TATA CARA MENGARSIP SURAT (FILING)A. PENGERTIAN FILINGFiling adalah proses pengaturan dan penyimpanan bahan-bahan secara sistimatis,sehingga bahan – bahan tersebut dengan mudah dan cepat dapat ditemukan kembali setiapkali diperlukan. Suatu filing yang tepat merupakan suatu tempat penyimpanan bahan-bahanyang aman, maka filing dapat dianggap sebagai “ingatan” dari sesuatu organisasi. Filingmerupakan bagian yang sangat penting dan oleh karenanya filing harus disusun dengansempurna dalam suatu organisasi.B. SISTEM FILINGAda 5 dasar pokok sistim bagi penyelenggaraan filing yang dapat dipergunakan yaitu :1. Sistem Abjad2. Sistem Subyek3. Sitem Geografis4. Sistem Nomor5. Sistem KronologisC. TANGGUNG JAWAB PEGAWAI TERHADAP FILING.Sistem filing bagi suatu kntor adalah sangat penting oleh karena arsip adalah sebagaialat “ingatan”, sebagai metode untuk menyimpan surat-surat atau bahan-bahan yang pentingdengan aman, sistimatis, dan mudah ditemukan kembali apabila diperlukan setiap waktu.D. PROSEDUR MENGARSIPProsedur mengarsip sebagai berikut:1. Pembuatan tanda pelepas2. Pembinaan kode3. Pembuatan kartu petunjuk silang4. Menggolong-golongkan5. PenyimpananE. SISTEM POLA BARU KEARSIPAN.Sistem ini adalah gabungan dari sistem abjad, system subyek, dari system nomor, dansystem kronologis.
